Spisová služba a archivnictví

Výčet hlavních činností, které jsou námi zajišťovány v rámci auditní a poradenské činnosti:

1. Seznámení s aktuálním stavem vedení spisové služby v organizaci, zjištění stavu dokumentu v hlavních a příručních spisovnách
2.  Příprava na atestaci pro vedení spisové služby dle zákona a pokynů od MV ČR.
3.  Metodické vedení a znalost legislativních předpisů, které implementujeme pro  prostředí obcí, škol a jiných organizací
4.  Příprava podkladů, koordinace s pověřeným referentem popř. pracovníkem pro skartaci a likvidaci dokumentů v elektronické a analogové podobě
5.  Nastavení procesů pro vedení spisové služby v elektronické i analogové podobě včetně zajištění školení pověřených zaměstnanců.
6.  Příprava vzorové dokumentace pro potřeby objednatele dle specifika dané organizace pro skartaci a likvidaci dokumentu
7.  Zajištění likvidace dat a datových nosičů včetně likvidace dokumentů v souladu s platnou legislativou
8. Příprava provozní a bezpečnostní dokumentace pro oblast vedení spisové služby pro zajištění souladu s GDPR a kybernetickou bezpečností
9.  Odborné konzultace s oblastním archivem za účelem vedení, evidence spisové služby včetně aktualizace dokumentace v IS, který organizace využívá.
10. Zpracování závěrečné auditní zprávy o stavu spisové služby včetně návrhu doporučení pro zajištění souladu s GDPR nebo Kybernetickou bezpečností.

  Audity v oblasti spisové služby a archivnictví realizujeme v rámci našich projektů Bezpečný úřad a Bezpečná organizace. 

 Účastník projektu pak obdrží certifikát pro kontrolní a dozorové orgány, že splňuje požadavky pro správné vedení spisové služby .

 Tímto certifikátem se pak máte možnost publikovat jako např., Obec Nová Telib. 

Služby jsou poskytovány v souladu s aktuálně platným zněním zákona viz níže. 

Zákonné předpisy

​​► Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonu (znění účinné od 24. dubna 2019)

​​► Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky 283/2014 Sb.

​​► Vyhláška 645/2004 Sb. ze dne 13. prosince 2004, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (znění účinné od 1. července 2019)

► Zákon 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů

► Zákon č. 111/2019 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o zpracování osobních údajů

► Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)

► Zákon č. 181/2014 Sb. o kybernetické bezpečnosti

► Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 „o elektronické iden-fikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES“ (dále jen „eIDAS“)

► Zákon č. 250/2017 Sb. o elektronické identifikaci

Našim klientům pomáháme poradenstvím a metodickou pomocí pro vedení spisové služby, kde za klienta komunikujeme i zásadní věci ohledně aktualizace dokumentu v IS dodavatele, které využívají. Ověřujeme i plnění povinnosti dodavatele v roli zpracovatele, zda-li splňují zákonné předpoklady v souvislosti s GDPR a kybernetickou bezpečností.