Spisová služba a archivnictví

Podporujeme Vás při přechodu na elektronickou spisovou službu, pomáháme s výběrem vhodného řešení i komunikací s dodavateli. Samozřejmostí je prakticky zaměřené vzdělávání zaměstnanců formou přehledného e-learningu, který zajistí, že nová pravidla budou skutečně fungovat v každodenní praxi.

Nejste na to sami – jsme Vaším partnerem pro jistotu, přehled a legislativní bezpečí.

Vedení spisové služby se vztahuje na všechny původce dokumentů, kterým tuto povinnost ukládá právní řád ČR (zejména zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a související předpisy). Níže uvádíme přehled cílových skupin:

Orgány veřejné moci

• Ministerstvo vnitra České republiky a ostatní ministerstva
• Ústřední správní úřady
• Správní úřady s celostátní i územní působností
• Soudy, státní zastupitelství
• Bezpečnostní sbory

Územní samosprávné celky

• Obce České republiky
• Kraje České republiky
• Městské části a městské obvody
• Dobrovolné svazky obcí

Příspěvkové organizace a veřejné instituce

• Základní, střední a mateřské školy
• Vyšší odborné školy
• Veřejné výzkumné instituce
• Muzea, knihovny, kulturní zařízení zřizovaná veřejnou a státní správou
• Zdravotnická a sociální zařízení zřizovaná státem, krajem nebo obcí

 Státní podniky a veřejnoprávní instituce

• Státní podniky
• Veřejnoprávní média
• Veřejné vysoké školy

Právnické osoby zřízené zákonem

• Profesní komory (např. advokátní, lékařská apod.)
• Fondy a další instituce zřízené zvláštním zákonem

Soukromoprávní subjekty (ve vybraných případech)

Obchodní společnosti a další právnické osoby, pokud:

• vykonávají veřejnou správu na základě zákona,
• hospodaří s veřejnými prostředky,
• jsou původci dokumentů s trvalou hodnotou,
• nebo jim tuto povinnost ukládá zvláštní právní předpis.

Co umíme:

• předcházet sankcím a kontrolním zjištěním při kontrolách
• zjednodušit administrativní procesy,
• zvýšit transparentnost a právní jistotu organizace,
• ochránit vedení i zaměstnance před odpovědnostními riziky.

Kompletní přehled služeb

• Audit spisové služby a archivnictví
• Analýza stavu spisové služby dle platné legislativy
• Nastavení procesů pro vedení spisové služby v elektronické i listinné podobě
• Příprava podkladů pro skartaci a likvidaci dokumentů, popřípadě převzetí dokumentů Státními okresními archivy
• Využití vzorové dokumentace pro vedení spisové služby a archivnictví v souladu s GDPR
• Představení nástrojů pro digitalizaci spisů, kronik a jiné dokumentace k trvalému uložení do archivu organizace
• Příprava provozní a bezpečnostní dokumentace pro oblast vedení spisové služby v souladu s GDPR a kybernetickou bezpečností
• Mapování rozsahu listinné i elektronické evidence, způsobu archivace dokumentů v hlavní a příruční spisovně
• Revize a příprava dokumentace pro případ bezpečnostního incidentu v podobě ztráty dokumentů, spisu nebo hackerského útoku, kdy dojde ke ztrátě dat
• Pomoc se zavedením elektronického systému evidence spisové služby v hlavních a příručních spisovnách
• Zajištění školení v oblasti spisové služby a archivnictví (zákonné předpisy, jmenné rejstříky, digitalizace, kybernetická bezpečnost a jiné)
• Semináře zaměřené na spisovou službu a archivnictví
• Poradenství a odborné konzultace v oblasti spisové služby pravidelně nebo dle dohody
• Součinnost při kontrole z místně příslušného archivu

V rámci našich služeb Vám pomůžeme s nastavením procesů pro vedení spisové služby v elektronické a listinné podobě v rámci digitalizace služeb dle zákona č. 499/2004Sb., o archivnictví a spisové službě, vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, zákona č.12/2020 o právu na digitální služby.

Doporučíme Vám certifikovaného a kvalitního dodavatele Informačních systémů spisové služby, který musí mít atestovaný elektronický systém spisové služby dle zákona č.261/2021, kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci.

V případě zájmů o spolupráci využijte více informací i v oblasti ochrany osobních údajů a GDPR, kde je důležitá role pověřence pro ochranu osobních údajů anebo si zadejte přímo požadavek na audit nebo odbornou konzultaci přes poptávkový formulář.