Dne 28.2.2026 byl úspěšně realizován odborný seminář zaměřený na legislativní i praktický rámec vedení spisové služby, a to především v její elektronické podobě. Akce byla určena pro zástupce obcí, měst, škol a školských zařízení, kteří se připravují na plnou aplikaci elektronické spisové služby v návaznosti na nové právní povinnosti.
Naše společnost 2K CONSULTING s.r.o, realizuje audity v oblasti spisové služby a archivnictví a odborné konzultace, které jsou zaměřené i na vedení spisové služby od různých dodavatelů ( GINIS, KEO..)
Hlavní téma: příprava na změny od 1. 1. 2027, zkušenosti a příklady dobré praxe
Seminář reflektoval aktuální legislativní vývoj, zejména změny vyplývající ze zákona č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění zákona č. 270/2021 Sb. (tzv. DEPO), a dalších souvisejících předpisů.
Účastníci získali přehled o tom, jaké nové povinnosti od 1. 1. 2027 dopadnou na veřejnoprávní původce dokumentů, a jak se na ně systematicky připravit – nejen technicky, ale i procesně a organizačně.
Obsah semináře
- Legislativní rámec spisové služby
- Povinnosti veřejnoprávních původců,
- Elektronizace veřejné správy a principy eGovernmentu,
- Vazba na GDPR a ochranu osobních údajů, role pověřence pro ochranu osobních údajů a střet zájmů
- Souvislosti s nařízením eIDAS (elektronická identifikace a důvěryhodné služby),
- Odpovědnost vedení organizace za správu dokumentů.
Elektronická spisová služba v praxi
- Přechod z listinné na elektronickou podobu,
- Vedení dokumentace v digitálním prostředí,
- Práce s datovými zprávami a hybridními dokumenty,
- Nastavení interních směrnic a spisového a skartačního plánu,
- Kontrolní mechanismy a auditní stopa.
Skartační řízení a archivnictví
- Rozdíly mezi listinnými a elektronickými dokumenty,
- Postupy při výběru archiválií,
- Předávání dokumentů do příslušného archivu,
- Praktické chyby při skartačním řízení a jak se jim vyhnout.
Praktické dovednosti
Seminář byl veden interaktivní formou s konkrétními modelovými situacemi z prostředí:
- obecních a městských úřadů,
- základních a mateřských škol,
- příspěvkových organizací.
Účastníci si osvojili praktické postupy práce s dokumenty, správné značení, evidenci, ukládání a dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů.
Spisová služba jako „dobrý sluha“
Jedním z hlavních sdělení semináře bylo, že spisová služba má být vedena tak, aby legislativně splňovala právní předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, kybernetické bezpečnosti a dle legislativy určené pro původce.
Co umíme:
- předcházet sankcím a kontrolním zjištěním,
- zjednodušit administrativní procesy,
- zvýšit transparentnost a právní jistotu organizace,
- ochránit vedení i zaměstnance před odpovědnostními riziky.
Co si účastníci odnesli?
✔ jasný přehled o právních rámcích vztahujících se ke spisové službě,
✔ konkrétní kroky pro přípravu na povinnosti účinné od 1. 1. 2027,
✔ orientaci v problematice elektronického archivnictví,
✔ doporučení k úpravě vnitřních předpisů a procesů,
✔ praktické návody pro každodenní práci s dokumenty.
Seminář potvrdil, že příprava na plně elektronickou spisovou službu není pouze technickou otázkou, ale především otázkou správného nastavení procesů, odpovědností a informovanosti zaměstnanců. V případě zájmů o spolupráci využijte více informací v sekci spisová služba a archivnictví a nebo si zadejte přímo poptávkový formulář.